Niedawno zapytano mnie "Co robić kiedy prasa dowiaduje się, że ktoś nas podał do sądu, czasem nawet wcześniej niż my o tym wiemy?" Jak się zachować kiedy oskarżenia publikowane są w mediach, klienci dzwonią z pytaniami co się dzieje, a prawnik nie otrzymał jeszcze formalnego pisma w tej sprawie, albo nie miał czasu go przeczytać?

Oto kilka praktycznych porad jak wykaraskać się z kłopotów:

• NIE czyń z mediów podstawowego kanału komunikacji w czasie procesu lub przed jego rozpoczęciem. Dziennikarze nie są partnerami, którzy gwarantują przekazanie wszystkich ważnych dla Ciebie informacji. Nie taka ich rola. Oni mają swoją hierarchię ważności i plany działania. Ty masz swoje.
• Komunikuj się bezpośrednio z kluczowymi grupami docelowymi - wewnętrznymi i zewnętrznymi. W ten sposób zwiększasz szansę, że otrzymają wszystkie potrzebne informacje i wyjaśnienia w formie i czasie dla nich odpowiednim.
• Rozważ zasadność wcześniejszego poinformowania kluczowych partnerów o prawdopodobieństwie opublikowania przez media informacji przed formalnym rozpoczęciem się procesu.
• Pamiętaj, że pracownicy są Twoją najważniejszą grupą docelową. Każdy pracownik jest rzecznikiem prasowym Twojej organizacji, bez względu na to czy chce nim być czy nie.
• Nie ma dwóch różnych strategii: public relations i prawnej. Jest tylko jedna zintegrowana strategia public relations i prawna. Jej celem może być minimalizowanie strat krótkoterminowych (w wyniku chaosu informacyjnego wokół Twojej organizacji), nawet jeśli wygrasz sprawę po kilku latach procesowania się.
• Zbadaj możliwość nagłośnienia innych spraw podobnych do Twojej w celu pokazania możliwości otwarcia się na mediacje i gotowość do zawarcia wstępnej ugody. Takie działanie pomoże także dokładniej zilustrować kontekst, podłoże i specyfikę problemu.
• NIE mów "bez komentarza" jeśli nie miałeś czasu/okazji zapoznać się ze sprawą. Powiedz, "Z przyjemnością przedstawię swoją opinię po zapoznaniu się ze szczegółami sprawy." Możesz też dodać, "Nie otrzymałem jeszcze żadnych dokumentów w tej sprawie. Czy mogę prosić o przesłanie mi kopii faksem lub pocztą elektroniczną?"
• Powiedz dziennikarzom, że zależy Ci na respektowaniu ich terminów, ale prosisz także o zrozumienie, że przygotowanie zadowalających i wartościowych odpowiedzi na ich pytania wymaga czasu.
• NIE atakuj mediów. Nigdy. Ani bezpośrednio, ani pośrednio w rozmowach z innymi osobami, ponieważ to też może dotrzeć do dziennikarzy. Media mogą Ci bardziej zaszkodzić niż Ty im. Większość redakcji UWIELBIA kiedy ktoś kto czuje się przez nie pokrzywdzony podaje je do sądu lub grozi powództwem. Taka informacja zawsze zwiększa sprzedaż i oglądalność.
• NIE oceniaj wpływu relacji w mediach na podstawie sensacyjnych tytułów lub długości artykułów. Pytaj zawsze najważniejsze grupy docelowe - wewnętrzne i zewnętrzne - jak ONI oceniają relacje w mediach - w niektórych przypadkach dowiesz się, że nie dają im wiary!
• Rozważ samodzielne opublikowanie w Internecie własnego komentarza w tej sprawie - JEŻELI opinia publiczna rzeczywiście jest dla Ciebie ważna.
• NIE zakładaj, że wiesz jak rozmawiać z dziennikarzami tylko dlatego, że udzieliłeś im kilku wywiadów przedstawiając "pozytywne informacje". Komunikacja w kryzysie to zupełnie inna bajka. Twoi przyjaciele-dziennikarze mogą pokazać prawdziwe kły. Przejdź szkolenie medialne.
• Zorganizuj wewnętrzny i zewnętrzny system kontroli plotek i pogłosek. To umożliwi ich szybkie wychwytywanie, weryfikację i neutralizację zanim uczynią większe szkody.