Niedawno zapytano mnie: "Co robić kiedy prasa dowiaduje się, że ktoś podał nas do sądu, a my jeszcze o tym nie wiemy? Jak się zachować kiedy media powtarzają oskarżenia, klienci dzwonią z pytaniami co się dzieje, a prawnik nie otrzymał jeszcze formalnego pisma w tej sprawie, albo nie miał czasu go przeczytać?"

Oto 13 praktycznych porad jak wykaraskać się z kłopotów:

1. NIE czyń z mediów podstawowego kanału komunikacji w czasie procesu lub przed jego rozpoczęciem. Dziennikarze nie są partnerem, który gwarantuje przekazanie wszystkich istotnych dla Ciebie informacji - nie taka ich rola. Media mają swoją hierarchię ważności i plany działania - Ty masz swoje.

2. Nie ma dwóch strategii: public relations i prawnej. Jest tylko jedna zintegrowana strategia public relations i prawna. Jej celem może być na przykład, minimalizowanie strat krótkoterminowych - wywołanych chaosem informacyjnym: ukradli czy ich okradli?

3. Komunikuj się bezpośrednio z kluczowymi grupami docelowymi - wewnętrznymi i zewnętrznymi. W ten sposób zwiększasz szansę, że otrzymają wszystkie potrzebne informacje i wyjaśnienia w dogodnej formie i odpowiednim czasie.

4. Pamiętaj, że pracownicy są Twoją najważniejszą grupą docelową. Każdy pracownik jest rzecznikiem prasowym Twojej organizacji, bez względu na to czy chce nim być czy nie.

5. Rozważ zasadność wcześniejszego poinformowania kluczowych interesariuszy o prawdopodobieństwie publikacji przez media informacji - przed formalnym rozpoczęciem się procesu.

6. Zbadaj możliwość nagłośnienia spraw podobnych do Twojej, aby zasygnalizować możliwość otwarcia się na mediacje i gotowość do zawarcia wstępnej ugody. Takie działanie pomoże także dokładniej pokazać kontekst, podłoże i specyfikę problemu.

7. NIE mów "bez komentarza", nawet jeśli nie miałeś czasu/okazji zapoznać się ze sprawą. Powiedz, "Z przyjemnością przedstawię swoją opinię po zapoznaniu się ze szczegółami sprawy." Możesz też dodać, "Nie otrzymałem jeszcze żadnych dokumentów w tej sprawie. Czy mogę prosić o przesłanie mi kopii faksem lub pocztą elektroniczną?"

8. Powiedz dziennikarzom, że zależy Ci na respektowaniu ich terminów, ale prosisz także o zrozumienie, że przygotowanie zadowalających i wartościowych odpowiedzi na ich pytania wymaga czasu.

9. NIE atakuj mediów. Nigdy. Ani bezpośrednio, ani pośrednio w rozmowach z innymi osobami, ponieważ to też może dotrzeć do dziennikarzy. Media mogą Ci bardziej zaszkodzić niż Ty im. Większość redakcji UWIELBIA kiedy ktoś ważny czuje się przez nie pokrzywdzony, podaje do sądu lub grozi powództwem. Taka informacja zwiększa sprzedaż i oglądalność.

10. NIE oceniaj wpływu relacji w mediach na podstawie sensacyjnych tytułów lub długości artykułów. Pytaj kluczowe grupy docelowe - wewnętrzne i zewnętrzne - jak oceniają relacje w mediach; w niektórych przypadkach dowiesz się, że nie dają im wiary!

11. Rozważ samodzielne opublikowanie w Internecie własnego komentarza w tej sprawie - JEŻELI rzeczywiście cenisz sobie zdanie opinii publicznej.

12. NIE zakładaj, że wiesz jak rozmawiać z dziennikarzami tylko dlatego, że udzieliłeś kilku wywiadów przedstawiając "pozytywne informacje". Komunikacja kryzysowa to zupełnie inna bajka. Twoi przyjaciele-dziennikarze mogą pokazać w kryzysie prawdziwe kły. Przejdź szkolenie medialne.

13. Zorganizuj wewnętrzny i zewnętrzny system kontroli plotek i pogłosek. To umożliwi ich szybkie wychwytywanie, weryfikację i neutralizację - zanim uczynią większe szkody.