Blog o PR, komunikacji kryzysowej i szkoleniach medialnych MediaGapa.pl - Blog o PR, komunikacji kryzysowej i szkoleniach medialnych MediaGapa.pl - Kontakt RSS Pressence Public Relations
Google+" Facebook" Twitter Goldenline YouTube RSS
Pressence Public Relations - Media Gapa Bogusław Feliszek, 2009-03-05
"Masz tylko 48 godzin"

Masz tylko 48 godzin

Przychodzisz do pracy pierwszy? Zostajesz po godzinach? Pracujesz w weekendy? Masz za dużo pracy i za mało czasu? Czy większość dnia spędzasz na gaszeniu pożarów, które wzniecił ktoś inny?

Zamknij więc oczy. Wyciągnij przed siebie ręce. Dłonie skieruj do góry. Teraz wyobraź sobie, że na jednej dłoni jest sterta ciężkich książek, a na drugiej balon wypełniony helem. Po chwili otwórz oczy. Czy jedna dłoń jest wyżej od drugiej? To tylko rozgrzewka :-) Drugie ćwiczenie jest już poważne.

Zamknij oczy. Wyobraź sobie, że jesteś członkiem lotnej brygady, która dokonuje inspekcji Twojego biura i biurka. Wyobraź sobie biuro i szafy. Tak jak pilot helikoptera, który ma widok z góry.

Co widzisz kiedy wlatujesz do biura? Bałagan? Za dużo dokumentów i przedmiotów na biurku?

Teraz wlatujesz do szaf i szafek. Co widzisz? Porządek czy bałagan? Wszystkie segregatory poukładane tematycznie? Ile rzeczy jest bezużytecznych?

Gdybyś musiał ocenić porządek, ile punktów byś przyznał na skali 1-10 i dlaczego?

Jak się czułeś kiedy odkrywałeś niektóre "skarby"? Jak Krzysztof Kolumb czy jak Neil Armstrong?

Uśmiechasz się, bo to takie oczywiste. Skoro oczywiste, to dlaczego:

1. Niektórzy praktycy PR lepiej wykorzystują czas?

2. Niektórzy praktycy PR, którzy uzależnili życie od czasu lepiej sobie radzą w pracy i życiu osobistym?

3. Niektórzy praktycy PR spędzają za dużo czasu na rzeczy, które nie są dla nich najważniejsze w pracy, rodzinie i relacjach z przyjaciółmi?

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie jak powinno wyglądać biuro praktyka public relations, ale zawsze można zastanowić się co zrobić, żeby lepiej pracować. Bałagan nie jest zły sam w sobie. Naganny jest dopiero wtedy, kiedy utrudnia efektywną pracę lub buduje niekorzystny wizerunek.

Złodzieje czasu

W książce "Pułapka czasu" (Time Trap) R. Alec Mackenzie wymienia 15 największych "złodziei" czasu:

1. Przypadkowe rozmowy telefoniczne.

2. Nieumówieni goście.

3. Zebrania, planowane i nieplanowane.

4. Kryzysowe sytuacje, których nie można przewidzieć.

5. Brak celów, zadań i terminów.

6. Bałagan na biurku i brak osobistej organizacji.

7. Zajmowanie się rutynowymi czynnościami i szczegółami, które należy przekazać innym.

8. Branie na swoje barki za dużo zadań i niedoszacowanie czasu potrzebnego na ich wykonanie.

9. Niepowodzenie w ustaleniu jasnych zakresów zadań i obowiązków.

10. Nieadekwatne, niedokładne i spóźnione informacje.

11. Niezdecydowanie i odkładanie spraw na później.

12. Niejasna komunikacja i sprzeczne polecenia lub ich brak.

13. Brak umiejętności powiedzenia NIE.

14. Brak standardów i raportów z postępu prac, co uniemożliwia kierownikom śledzenie rozwoju wypadków.

15. Zmęczenie.

Jeśli jednak chcesz znaleźć największego złodzieja czasu, poszukiwania musisz zacząć od swojego odbicia w lustrze. Efektywne zarządzanie czasem zaczyna się od siebie samego.

Czy ostatni raport o trendach jest na lewej czy na prawej półce. A może masz go w teczce? Notatka od szefa? A gdzie są bilety na koncert do filharmonii, które obiecałeś klientowi?

Jeśli nie wiesz o co pytam to znak, że masz problem z najczęściej spotykanym zjawiskiem, czyli bałaganem na biurku.

Kiedy wchodzę do biura agencji PR jeden rzut oka wystarczy, żeby zorientować się kto ma ten problem. Komputer włączony? OK. Aplikacje biurowe uruchomione? OK. A biurko? Ktoś przed chwilą opróżniał zawartość szafy?

Czas najwyższy, żeby sobie uświadomić, że biurko to miejsce pracy, a nie składowisko papierów, kanapek i gadżetów. Zaśmiecone biurko sprawia wrażenie, że nie panujesz nad tym co robisz.

Na biurku powinny znajdować się tylko rzeczy niezbędne do wykonania pracy zaplanowanej na konkretny dzień.

Dlatego:

1. Usuń z biurka wszystkie niepotrzebne przedmioty - to nie wystawa ani miejsce na ekspozycję firmowych gadżetów.

2. Jeśli są na nim dokumenty, których już nie używasz, ale warto je archiwizować zapisz je od razu na dysku i umieść w łatwym do odnalezienia katalogu. Biurko to nie szafa.

3. Patrz na biurka jak na centrum komunikacji i nadzoru - miejsce, z którego masz wgląd we wszystkie części Twojej organizacji/wydziału i które umożliwia efektywną komunikację w obydwie strony.

To Twój czas

Zarządzanie czasem dla praktyka public relations - mówiąc w skrócie - to zarządzanie sobą samym. Zapomnij o innych. Sam decyduj jak wykorzystasz swój kapitał godzin.

Większość z nas poświęca za dużo czasu na rzeczy, które nie są najważniejsze dla naszej pracy, rodziny i przyjaciół.

Dlatego:

1. Poświęć trochę czasu na planowanie i organizację. Godzina spędzona na planowaniu dnia pozwoli Ci zaoszczędzić od 3 do 4 godzin. Organizuj pracę tak, że rozumiesz do czego zmierzasz. Przed pójściem do domu przygotuj plan pracy na dzień następny. Przejrzyj dokumenty. Do kogo będziesz dzwonić? O co będziesz pytać? Ile czasu uda Ci się zaoszczędzić jeśli jutro rano wykonasz kilka telefonów zanim koledzy zdążą zaparzyć kawę?

2. Wyznacz cele. Cele pokazują kierunek działań. Cele muszą być konkretne, mierzalne, realistyczne i osiągalne. Optymalne cele zmuszają Ciebie do naciągnięcia mięśni, ale ich nie zrywają.

3. Ustal priorytety. Zgodnie z zasadą włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto 80 procent zysków pochodzi z 20 procent działań. Sedno w ustaleniu tych cennych 20 procent. Kiedy już wyłuskasz te 20 procent, zastanów się jak najlepiej je wykorzystać.

4. Przygotuj listę zadań. Niektórzy ludzie nie wyobrażają sobie pracy bez aktualnej listy zadań. Może to być lista przygotowywana z dnia na dzień albo dłuższa lista aktualizowana zgodnie z potrzebami. Znakomicie sprawdzają się kalendarze pracy w komputerowych pakietach biurowych. Pilne zadania mają krótkotrwałe skutki. Ważne zadania charakteryzują długotrwałe implikacje związane z Twoimi celami. Wyznaczenie terminów zakończenia projektów uwolni Ciebie od stresu *to_już jutro_?*.

5. Bądź elastyczny. Eksperci zarządzania czasem sugerują planowanie nie więcej niż połowy czasu pracy. Reszta czasu to nieprzewidziane "wypadki". Nie planuj ważnych i skomplikowanych zadań na dni, które zapowiadają dużo "niespodziewanek". Kiedy dzieje się coś zaskakującego odpowiedz sobie na proste pytanie, "Jak najlepiej mogę wykorzystać mój czas w tej chwili?", żeby szybko wrócić do normalnych zajęć.

6. Weź pod uwagę swój zegar biologiczny. Kiedy pracujesz najbardziej efektywnie? Jesteś porannym ptaszkiem czy nocnym markiem? Efektywne zarządzanie czasem musi uwzględnić indywidualne predyspozycje i samopoczucie w ciągu doby.

7. Rób dobrze co trzeba robić. Guru zarządzania Peter Drucker mówi, "robienie właściwych rzeczy jest ważniejsze od robienia rzeczy właściwie (doing the right thing is more important than doing things right)". Robienie właściwych rzeczy to efektywność. Robienie rzeczy właściwie to wydajność. Skoncentruj się na początek na efektywności (co trzeba zrobić) i następnie skup się na wydajności (rób to dobrze).

8. Ćwicz sztukę inteligentnego zapominania. Eliminuj z życia trywialne czynności i te zadania, które nie mają długotrwałych skutków. Co z Twojej Listy Zadań możesz wyrzucić lub przekazać innej osobie? Skupiaj się na czynnościach, które TYLKO Ty potrafisz wykonać.

9. Naucz się mówić NIE. Takie krótkie słowo, a tak trudno je wypowiedzieć. Skupienie się na celach pomaga przełamać opory przed odmową. Zarezerwowanie sobie czasu na często pomijanie priorytety takie jak rodzina, przyjaciele, hobby też pomaga mówić NIE. Ale przede wszystkim musisz znać swoje cele i być przekonanym, że są naprawdę ważne.

10. Nie staraj się być perfekcjonistą. Tylko bogowie są w stanie zmierzyć się z ideałem. Tak. To prawda, że niektóre rzeczy muszą być bliżej perfekcji niż pozostałe, ale perfekcjonizm - rozumiany jako nadmierne skupianie się na nieistotnych szczegółach - może prowadzić do odwlekania w nieskończoność terminu zakończenia pracy.

Odwlekanie nieprzyjemnych i nudnych zadań jest bliskie ludzkiej naturze. Jak sobie z tym radzić?

1. Pomyśl jak wspaniale będziesz czuć się po zakończeniu pracy. Myśl pozytywnie o końcowym wyniku.

2. Jeżeli projekt jest skomplikowany i trudny, podziel go na mniejsze części. Przygotuj harmonogram realizacji poszczególnych kroków. Obiecaj sobie, że każdego dnia poświęcisz temu projektowi kwadrans aż do zakończenia pracy.

3. Wymyśl sobie jakąś zachętę i obiecaj nagrodę za terminowe wykonanie zadania.

4. Uświadom sobie, że praca nie musi być wykonana perfekcyjnie. Jakiekolwiek działanie jest lepsze od zaniechania. Nawet jeśli uda Ci się wykonać tylko część zadania, resztę możesz przekazać innej osobie.

Co jeszcze możesz zrobić?

1. Zarezerwuj dłuższe bloki czasu na najważniejsze zadania.

2. Wyznacz każdego dnia jedno ważne zadanie i wykonaj je.

3. Eliminuj każdego tygodnia jedną bezużyteczną czynność.

W psychologii jest interesujące zjawisko nazywane "regułą 48 godzin". Mówi ona, że jeśli czegoś nie wykorzystasz w ciągu 48 godzin, nie użyjesz tego nigdy. Masz więc 48 godzin. Ani minuty więcej!

MEDIA GAPA
drukuj      « powrót
Aktualna ocena artykułu: 4.40 MediaGapa - ocena artykułu: 4.40

Oceń artykuł:   1   2   3   4   5        

Poleć ten artykuł znajomemu:
e-mail znajomego:
podpis:
Komentarze:
Monika 2009-03-05
Definitywnie mam problemy z organizacją czasu, ale może to dlatego, że nie byłam świadoma pt. 5 i 7 :). ... zainteresowanym tematem polecam książkę, którą nie tak dawno podsunął mi kolega, "Zjedz tę żabę" - 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania, Briana Tracy.
 
Dodaj komentarz:
komentarz:
podpis:
Uwaga: Twój komentarz może być oceniony przez moderatora i nie pojawi się automatycznie. Dlatego nie wysyłaj go powtórnie.
     


 

Bogusław Feliszek, konsultant PR,
ekspert komunikacji kryzysowej,
trener medialny. Tel. 77 441 40 14.
 
Sonda zakończona

Usługi PR powinny być wyceniane jak:

wizyta u dentysty (ważne, żeby już nie bolało)
0%
praca górnika (bez nas nie przeżyjecie zimy)
0%
spotkanie u wróżki (na początek 50 zł na stół)
0%
sesja u psychoanalityka (doktorze, kto mnie dzisiaj polubi?)
0%
 
MEDIA GAPA - Bezpłatny kurs PR
30 Kręgów PR
imię:
nazwisko:
e-mail:
MEDIA GAPA - Popularne tematy

Informacja Problem Internet Pressence Rzecznik Klienci Gazeta Agencje Prawda Reporterzy Gapa Komunikacja Dziennikarz Google PRACOWNICY Klient Kaczyński Relations Wywiad Reporter Dziennikarze Tusk Praktycy Szef Twitter Polska Relacje Media Public Firma



Strategia PR
Media Gapa na Twitterze

Pobierz darmowy e-book Moje miłe media (712 kB)


MEDIA GAPA - Warto zobaczyć
 
» Chcesz PR?
» Feliszek PR
» Ekspert Medialny
» 112 PR
» EsPResso Quiz


Wpisz swój adres e-mail, aby
otrzymywać info o nowym artykule.
 


Szkolenia medialne
MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
1. 33 najlepsze cytaty o przywództwie
2. Opowieść o dwóch lustrach, czyli audyt wizerunku
3. Szkolenie medialne? Nie, dziękuję
4. Dlaczego kreatywny PR jest najlepszą strategią
5. Czytanie z oczu
6. 5 stylów zarządzania konfliktem z mediami
7. Pięć medialnych potrzeb
8. Jedna rzecz jakiej chyba brakuje w Twojej strategii PR
9. Komunikacja w stresie
10. Słowa i znaczenia w PR
Jazda PRóbna - symulowany wywiad z dziennikarzem

MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
» Szkolenia PR
» Szkolenia Medialne
» Trener Medialny
» Rzecznik Prasowy
» Komunikacja Kryzysowa
» Kryzys Online
» Pressentacje

Test komunikacji międzykulturowej
MEDIA GAPA - Top Ten Tygodnia
2018
wrzesień czerwiec
2017
grudzień październik
wrzesień sierpień
lipiec czerwiec
maj kwiecień
marzec luty
styczeń
2016
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2015
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2014
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień czerwiec
maj kwiecień
marzec luty
styczeń
2013
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień kwiecień
marzec luty
styczeń
2012
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2011
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2010
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2009
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2008
grudzień listopad
październik wrzesień
sierpień lipiec
czerwiec maj
kwiecień marzec
luty styczeń
2007
grudzień listopad
październik

Bogusław Feliszek
Pressence Public Relations
Pomnażamy Twój kapitał komunikacyjny
2007-2019 © Pressence Public Relations
Wszelkie prawa zastrzeżone
http://www.pressence.com.pl
[t] +48 77 441 40 14
e-mail: biuro@pressence.com.pl