Kiedy przygotowując audyt komunikacyjny rozmawiam z klientami o tym, co można poprawić w ich organizacji, jestem zaskoczony otwartością i bezpośredniością w dzieleniu się informacjami o tym, co kuleje, co może się nie udać, skąd może przyjść zagrożenie lub - po prostu - co można robić lepiej.
To, co jednak mnie zdumiewa najbardziej, to gotowość pracowników do przedstawienia praktycznych rozwiązań omawianych problemów.
Zgadza się. Pracownicy wiedzą co funkcjonuje źle i jak to naprawić. Dlaczego więc tego nie robią?
Oto pięć powodów dlaczego pracownicy nie mogą lub nie chcą poprawić organizacji i sugestie rozwiązań.
- "Nikt nas nie prosił o radę."
Organizacja nie przyznaje się do tego, że zawsze można w niej coś ulepszyć. Ktoś kto chce usprawnić taką "idealną" organizację może być postrzegany jako wichrzyciel i malkontent.
Jednemu z naszych klientów doradziłem, aby każdemu pracownikowi wysłał imienny e-mail z zachętą do wprowadzania pozytywnych zmian na swoim stanowisku pracy. Było w nim zapewnienie, że nikogo nie spotkają żadne sankcje, jeśli zmiany okażą się niewypałem. Pod warunkiem jednak, że będą zgodne z prawem i nie naruszą norm etycznych. Bardzo szybko firma nabrała wigoru i - co ciekawe - zmniejszyła się rotacja kadry.
Rozwiązanie: Sprawdź czy organizacja stwarza zachęty do poprawy jej funkcjonowania.
- "Styl zarządzania tłumi krytykę."
No tak, szef może potraktować to, co powiesz jako krytykę jego umiejętności kierowniczych, mimo że wcale nie miałeś takiego zamiaru. Jeżeli nie jest możliwe przekazywanie swoich spostrzeżeń w górę nawet najlepsze idee trafią w próżnię.
Rozwiązanie: Rozważ wprowadzenie różnych sposobów anonimowego przekazywania pracowniczych pomysłów i komentarzy. Na przykład, specjalna strona w wewnętrznej sieci informatycznej (Intranet) lub bezpłatny numer telefonu.
- "Nic nie uchodzi na sucho."
OK. Być może było tak, że ostatnio organizacja "wynagrodziła" osobę, która w końcu odważyła się wychylić z szeregu. Ta "nagroda" to obcesowe zlekceważenie lub - jeszcze gorzej - wykazanie niestosowności (sic!) takiego zachowania. To wystarczy, aby inni utwierdzili się w przekonaniu, że nie warto próbować.
Rozwiązanie: Pracownicy muszą być doceniani lub nawet wynagradzani za samą chęć wprowadzania zmian. Nie można uzależniać nagrody wyłącznie od trafności i przydatności zaproponowanego rozwiązania. Ważniejsze jest wyrobienie wśród załogi przeświadczenia, że opinie pracowników są istotne i cenne. To czy będą zastosowane jest na drugim planie.
- "Tylko szef może mieć świetne pomysły."
Są takie osoby, które myślą, że ich iloraz inteligencji automatycznie zwiększa się po awansie. Niestety dotyczy to też niektórych szefów. Jeżeli załoga nauczyła się, że tylko kierownik może mieć przebojowe pomysły, nikogo nie powinna dziwić jej bierność. Chyba nie muszę tłumaczyć ile kosztuje takie milczenie.
Nie znam kierownika, który na pierwszym spotkaniu z załogą miał odwagę powiedzieć: "Jeśli sądzicie, że ten awans zwiększył mój iloraz inteligencji, jesteście w błędzie. Bez waszej inicjatywy trudno będzie nam dotrzymać kroku konkurencji. Stawmy jej czoła razem". To nietypowe wyznanie z ust nowego szefa, prawda?
Rozwiązanie: Im bardziej załoga czuje się doceniana, tym więcej przedstawia twórczych pomysłów. Nic nie demoralizuje bardziej niż wysokie nagrody pieniężne (lub poza-gotówkowe przywileje) przyznawane pracownikom, którzy i tak już mają wysokie apanaże.
- "Muszą mieć w tym jakiś interes."
Postawmy sprawę jasno. Jeżeli Twój mąż lub żona ma jakiś pomysł, będziesz go ignorować dopóty, dopóki z podobną propozycją nie wystąpi wspólny znajomy. Może zobaczysz w telewizji. Lub przeczytasz w gazecie. Wszyscy mamy skłonność do puszczania mimo uszu sugestii naszych najbliższych.
Czasem odrzucamy rozwiązania pracowników, gdyż czujemy, że mają jakiś "ukryty" interes - szukamy drugiego dna. Być może jest to też sprawa ambicji. Najlepsze idee często powstają tuż pod naszym nosem, a my pomniejszamy ich wartość.
Smutne to, ale prawdziwe. Czasem potrzebny jest zewnętrzny konsultant (to taka osoba z innego miasta z aktówką i laptopem), który uświadomi Tobie co pracownicy starali się przez cały czas Ci powiedzieć (lub powinni byli to robić).
Rozwiązanie: Nie pozwól, aby wybujałe EGO osłabiło zdolność słuchania i... słyszenia.
Konkluzja
Jeżeli naprawdę chcesz uzdrowić lub chociażby usprawnić swoją organizację, przeczytaj jeszcze raz te pięć punktów. Jeśli wątpisz czy pracownicy są z Tobą szczerzy, gdyż na przykład boją się odwetu, może warto zastanowić nad otwarciem nad nimi parasola ochronnego i zaprosić do współpracy trzecią stronę, która zada właściwe pytania i zaproponuje możliwe rozwiązania.
Jeśli potrzebujesz pomocy, napisz do nas - razem poszukamy rozwiązań na wagę złota.