Bywa że mimo znakomitego wywiązania się ze swoich obowiązków sprzedawcy - lub takiego przeświadczenia - nadal nie możesz doprowadzić do podpisania umowy. Coś takiego przytrafiło mi się dwa tygodnie temu. Bohaterem tej historii jest rzeczniczka prasowa instytucji państwowej często krytykowanej w mediach.

Rzeczniczka od ponad roku prenumeruje Pressence Newsletter. Dwa tygodnie temu zadzwoniła do mnie z propozycją przeprowadzenia szkolenia medialnego dla pracowników jej organizacji.

Rozmowa była konkretna i ciekawa. Poznałem największe problemy i wyzwania. Rzeczniczka powiedziała mi, że nie rozumie dlaczego mimo dobrej opinii wśród klientów jej organizacja ma taki nieprzyjemny wizerunek w mediach.

Po kwadransie rozmowy zapytałem, "Czy czytała pani jakieś moje materiały szkoleniowe?"

"Jeszcze nie. Które pan poleca?"

"Może zechce pani przeczytać wybrane materiały ze szkolenia "Moje miłe media", które pomaga poprawić relacje z mediami. Proszę też wziąć udział w bezpłatnym szkoleniu on-line "Krótki kurs public relations".

Rzeczniczka po chwili w swojej poczcie elektronicznej znalazła kilka stron ze szkolenia "Moje miłe media" o najczęściej spotykanych problemach w kontaktach z mediami.

Bez problemu nie ma szkolenia. Szkolenie jest potrzebne tylko kiedy jest PROBLEM do rozwiązania!

DRUGA ROZMOWA

Rzeczniczka zadzwoniła ponownie po trzech dniach. Chciała wiedzieć:

1. Jaki jest szczegółowy program szkolenia?

2. Ile czasu poświęca się na ćwiczenia praktyczne?

3. Czy można liczyć na bezpłatne konsultacje po zakończeniu szkolenia?

Na koniec zapytała, "Czy możemy wszystko zrobić w jeden dzień?"

Czyli jak:

1. opracować sugestywny i zwięzły przekaz,

2. dostosować formę i treść przekazu do rodzaju mediów,

3. dostarczać informacje w sposób wygodny dla mediów,

4. identyfikować tendencyjne pytania i pola potencjalnych zagrożeń,

5. unikać długich odpowiedzi i eliminować gadulstwo,

6. eliminować odwracające uwagę gesty i maniery językowe,

7. kontrolować intonację wypowiedzi,

8. taktownie traktować trudnych lub nieprzyjaznych rozmówców,

9. radzić sobie ze stresem,

10. budować strategię medialną.

"Oczywiście. Z przyjemnością przygotuję program o takiej treści."

Jeszcze przez chwilę rozmawialiśmy o szczegółach organizacyjnych szkolenia i ile kosztuje szkolenie trwające pół dnia i jeden dzień.

"Czy mogę przesłać umowę?"

Po chwili milczenia usłyszałem w słuchawce, "Tak. Zróbmy szkolenie całodniowe."

"Czy mogę podać numer mojego konta bankowego, żeby wpłacić teraz 60% kosztów szkolenia?"

"Nie, proszę chwilę poczekać," powiedziała rzeczniczka.

SŁOWA I MYŚLI

Czy miałeś kiedyś rozmowę, w której odniosłeś wrażenie, że słowa nie do końca są zgodne z tym co naprawdę "słyszysz"? Ja czułem właśnie coś takiego.

Po trzech dniach zadzwoniłem z pytaniem czy dotarła moja umowa. Tak. Nie było uwag. Zamiast tego usłyszałem mnóstwo pytań, na które już wcześniej odpowiadałem.

W pewnym momencie rzeczniczka powiedziała, że teraz będę musiał porozmawiać z jej szefem.

Szef pytał kim jestem, co robię, jak długo i w jaki sposób mogę poprawić wizerunek organizacji w mediach. Pod koniec rozmowy miałem uczucie, że rzeczniczka nie rozmawiała z przełożonym o szczegółach szkolenia medialnego.

Wziąłem głęboki oddech i zadałem Z-A-S-A-D-N-I-C-Z-E pytanie:

"Kiedy dziś rano rozmawiałem z rzeczniczką usłyszałem, że wszystko jest już uzgodnione. Czy to znaczy, że możemy podpisać umowę na szkolenie?"

"Nie. Rozmawiamy jeszcze z innymi trenerami medialnymi."

"Jakie kryteria będę brane pod uwagę podczas wyboru szkolenia medialnego?"

"Nie wiem w tej chwili."

"Kiedy mogę spodziewać się decyzji?"

"Proszę zadzwonić w piątek o 12:00."

BRAK DECYZJI

Zadzwoniłem punktualnie w południe. Dowiedziałem się, że jeszcze nie podjęto decyzji o wyborze trenera. Rzeczniczka poprosiła o telefon we wtorek.

Kolejny telefon i jeszcze jedna informacja o braku decyzji. Rzeczniczka powiedziała, że szef wyjechał za granicę, a ona wybiera się na miesięczny urlop.

"Umówmy się na telefon po moim powrocie," zaproponowała.

"Czy mam nadal rezerwować umówiony termin dla Pani organizacji? Co mam zrobić jeśli zadzwoni do mnie inny klient z prośbą o szkolenie w tym dniu?

W słuchawce była długa przerwa. "Nie. Proszę nie blokować tego terminu," odpowiedziała rzeczniczka. "Ale chętnie wrócę do tego tematu po powrocie z urlopu."

Chwila namysłu z mojej strony. "Nie... Nie umawiajmy się na kolejny telefon. Proszę zadzwonić do mnie kiedy będzie Pani zdecydowana na szkolenie i wybierze moją firmę."

Koniec rozmowy.

LEKCJA

Jaki zrobiłem błąd? Nie rozmawiałem z osobą, która była upoważniona do podjęcia ostatecznej decyzji, mimo że rzeczniczka za taką się podawała.

Być może powinienem był umówić się na spotkanie z rzeczniczką i jej szefem przed przedstawieniem umowy i honorarium.

Wstępne rozmowy służące wymianie informacji są jak najbardziej na miejscu, ale kiedy dochodzi do momentu podpisania umowy MUSISZ rozmawiać z osobą, która jest upoważniona do powiedzenia TAK.