Mało jest rzeczy bardziej wkurzających i frustrujących w PR od zapytań ofertowych na usługi public relations.

Większość moich znajomych z małych i średnich agencji PR mówi, że – z drobnymi wyjątkami – odpowiadanie na zapytania ofertowe to strata czasu i energii. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy znamy kogoś w firmie, która wysyła takie zapytanie albo kiedyś w niej pracowaliśmy.

Oto pięć podstawowych wątpliwości dotyczących zapytań ofertowych:

1. Zapytania ofertowe wysyłane najczęściej jest ze względu na ogólne przepisy lub firmowe zasady kupowania usług u zewnętrznych dostawców usług. Wewnętrzny dział PR wie, z którą agencją PR chce podjąć współpracę (znają się dobrze od lat i mają do siebie zaufanie), ale wysyła zapytania ofertowe, bo tego żąda dział finansowy (taka jest procedura). Proces wyboru agencji PR jest czystą fikcją.

2. Wiele firm, instytucji lub organizacji po prostu nie potrafi wybrać agencji odpowiadającej ich potrzebom. Wysyła się kilkanaście zapytań ofertowych (czasem z zastrzeżeniem, że to tylko rozeznanie rynku) bez wstępnej analizy i selekcji. Reakcja na takie zapytanie jest stratą czasu dla agencji PR.

3. Niektóre firmy wysyłając zapytanie ofertowe NIE MAJĄ ZAMIARU podjąć współpracy z agencją PR. Chodzi wyłącznie o zebranie pomysłów, które potem wykorzysta (po drobnym retuszu) wewnętrzny dział PR.

4. W wielu zapytaniach ofertowych oczekuje się przedstawienia rozwiązania konkretnych problemów PR (na przykład przedstawienie strategii PR). Ale bardzo rzadko oferuje się za to jakieś wynagrodzenie. Od kancelarii prawniczych nie oczekuje się bezpłatnych rozwiązań problemów prawnych. Lekarze nie dzielą się fachową wiedzą na temat zalecanej terapii za darmo. Dlaczego agencje PR mają postępować inaczej? Niektóre firmy twierdzą, że to jedyna metoda obiektywnej oceny umiejętności. To nieprawda. Decyzję można podjąć na podstawie przykładów tego, co agencja zrobiła dla innych klientów, rozmów z pracownikami agencji lub w ostateczności przedstawienia koncepcji rozwiązania teoretycznego problemu PR.

5. Jako mała agencja PR czasem otrzymujemy zapytanie ofertowe, żeby porównać naszą ofertę z propozycją dużej agencji. Decydenci zaklinają się na wszystkie świętości, że wielkość agencji nie będzie brana pod uwagę w procesie selekcji. My dajemy z siebie wszystko (bo przecież ma być uczciwie), czujemy dobrą chemię, cieszą nas komplementy i dochodzimy do ścisłego finału. Na koniec dowiadujemy się, że wygrała największa agencja. Czasem niedoszły klient powie w chwili szczerości: "Czujemy się pewniej z większą agencją." Albo: "Macie znakomity zespół, ale nie chcieliśmy denerwować naszego szefa wybierając mniejszą agencję." No tak, kierowcy TIR-ów wolą ciężarówki :-)

Konkluzja

Niektórzy moi koledzy po przeczytaniu tego powiedzą: "Musisz sam ocenić czy warto odpowiedzieć na zapytanie ofertowe." To prawda. Muszę ocenić czy moja agencja PR ma szansę podpisać umowę i zdobyć kontrakt.

Małe agencje PR nie mają czasu na zapytania ofertowe, które – jak pokazuje doświadczenie i intuicja – nie są zaproszeniem do prawdziwej rywalizacji.

PS. Żeby nie było nieporozumień. Lubimy konkurencję. Powiem więcej. Uwielbiamy ścigać się ze sławnymi i większymi. Nie lubimy tylko biurokratycznego i czasem fałszywego procesu zapytań ofertowych.