Dlaczego latem, kiedy większość ludzi cieszy się słońcem i wypoczywa na łonie natury praktycy PR i marketingu sprawiają wrażenie bardzo zestresowanych? Czy to za sprawą "wielkiej imprezy" - pikniku firmowego, otwarcia nowej siedziby, zjazdu przedstawicieli handlowych, balu dobroczynnego?

Imprezy specjalne to gatunek wyjątkowy. Każdy to je organizuje jest spadkobiercą hołdu pruskiego i Okrągłego Stołu, konkursu drwali i Inwazji Mocy, Tygodnia Walki z Bezsennością i Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. Wszystkie wymagają niezwykłej mobilizacji, koordynacji, współpracy dostawców, wolnych strzelców, etatowych pracowników w zespole przypominającym zgraniem szwajcarski zegarek.

Imprezy specjalne wymagają... hmmm... specjalnego podejścia. Dlaczego? Żadne inne wydarzenie nie wymaga tyle wyobraźni, nie burzy tyle krwi, nie wymaga współpracy tylu ludzi, nie wzbudza takiej ekscytacji wśród odbiorców, nie przyprawia tylu osób o ból głowy, nie wyczerpuje psychicznie, nie wyciska tylu łez... i nie daje tyle satysfakcji.

Jeśli masz do czynienia z jednym z tych wyzwań (lub będziesz wkrótce mieć), musisz odpowiedzieć na wiele pytań i stawić czoło wielu problemom. Na przykład, oto kilka pytań dotyczących lokalizacji:

1. Czy możesz zorganizować imprezę w nowym budynku lub miejscu, które warto wypromować? Jakie są argumenty za tą lokalizacją i przeciwko niej?
2. Czy wizerunek miejsca imprezy pasuje do wizerunku organizacji?
3. Czy łatwo odnaleźć to miejsce? Jeśli nie, lepiej zaopatrzyć uczestników w dobre mapy i jasny opis wskazujący jak dotrzeć na czas.
4. Czy jest tam wystarczająca liczba toalet do "obsługi" wszystkich zaproszonych gości? Z całą powagą radzę - NIE pomijaj tego pytania. Byłem niedawno na pikniku, gdzie w kolejce do toalety panie czekały 15 minut. W "krytycznych" chwilach toaleta męska zamieniała się damską!
5. Czy w okolicy prowadzone są (lub będą) prace drogowe, które utrudnią/opóźnią dojazd? Informacje uzyskasz w zarządzie dróg lub na policji.
6. Czy okolicę imprezy można uznać za bezpieczną, na przykład wieczorem? Czy tak też myślą zaproszeni goście?
7. Czy parking jest łatwo dostępny? Czy jest bezpłatny?
8. Czy umieszczenie imprezy w tym miejscu nie zrujnuje budżetu?
9. Czy osoby niepełnosprawne nie będą miały trudności z dotarciem na miejsce?
10. Czy korzystanie z wybranego miejsca wymaga dodatkowych zezwoleń? Nie przeocz czegoś ważnego. Zapytaj o muzykę, godzinę zamknięcia, bezpieczeństwo gości, itp.
11. Jeśli impreza planowana jest na zewnątrz, czy jesteś przygotowany na jej przeniesienie do wnętrza w przypadku złej pogody? Czy uczestnicy nie będą mieć kłopotu z szybkim przemieszczeniem się w trakcie imprezy?

W procesie planowania imprezy najważniejsze są odpowiedzi na typowo dziennikarskie pytania: KTO, CO, KIEDY, JAK, DLACZEGO i Z JAKIM SKUTKIEM?

Kluczowe jest określenie celów medialnych. Ile pieniędzy możesz wydać? Co chcesz osiągnąć?

1. Jakie są Twoje cele?
2. Kto jest adresatem Twoich działań?
3. Jaki jest poziom dochodów grupy docelowej?
4. Jaki wizerunek ma wykreować impreza?
5. Jakie gazety i magazyny czyta grupa docelowa?
6. Co czyta w Internecie?
7. Jakich audycji słucha w radiu?
8. Jakie kontrowersyjne tematy ją interesują?
9. Jak duży jest rynek geograficzny?
10. Jakie media działają na tym rynku?
11. Które lokalne media mogą pomóc? (gazety studenckie, małe stacje radiowe)
12. Które media krajowe są gotowe do współpracy?
13. Które grupy/organizacje mogą pomóc? (izby gospodarcze, stowarzyszenia)
14. Czy możesz przygotować własny program w telewizji kablowej z dostępem do sieci ogólnej?
15. Jakie media są popularne wśród uczestników imprezy? Zapytaj o to na imprezie!

No tak, ale czy media to zainteresuje? Nie musisz bać się nieprzespanej nocy, jeżeli wykorzystasz 10 rad jak wypromować imprezę w mediach.

1. Pozwól dziennikarzom wziąć udział w imprezie, a nie tylko o niej pisać. Na przykład, zaproś przedstawicieli mediów do jury konkursu na najpłynniej zatańczone tango.
2. Wpisz imprezę do kalendarza wydarzeń lokalnej stacji radiowej/telewizyjnej.
3. Zadzwoń rano do newsroomu TV i powiedz jakie ciekawe sceny do sfilmowania przygotowałeś w scenariuszu imprezy.
4. Przygotuj krótki poradnik związany tematycznie z imprezą i wyślij go mediom. Na przykład, "10 porad jak uniknąć korków ulicznych na Letnim Przeglądzie Wchodzących Gwiazd oPolskiej Sceny Piwnej".
5. Powiedz mediom kim są eksperci w Twojej organizacji i w jakich dziedzinach. Następnie zaproś dziennikarza na "spotkanie z ekspertem".
6. Poproś popularną osobę z mediów o pełnienie roli konferansjera. Jeśli się zgodzi, zwiększą się szanse na promocję w mediach.
7. Zadzwoń do lokalnej stacji radiowej i zaproponuj transmisję.
8. Zatrudnij fotografa i wyjaśnij dokładnie, które punkty programu są najważniejsze. Impreza nie kończy się w chwili, kiedy wszyscy idą do domu. Pracownicy będą o niej mówić następnego dnia. Fotografie pomogą dłużej pamiętać miłe chwile. Zdjęcia z imprezy wykorzystaj do promocji imprezy w przyszłym roku.
9. Po imprezie napisz do redakcji list z podziękowaniem dla sponsorów i wolontariuszy.
10. Poinformuj media, które relacjonowały przebieg imprezy w jakim stopniu ich materiały pomogły zwiększyć zainteresowanie imprezą i na przykład w przypadku balu dobroczynnego zebrać więcej pieniędzy.

PS. Napisz do mnie o swej imprezie.